Finanzverwaltung äußert sich zur neuen E-Rechnung

Die Finanzverwaltung hat ein umfangreiches Schreiben zur obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1.1.2025 veröffentlicht.

Hintergrund

Mit dem sog. Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland zum 1.1.2025 für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern die Pflicht einer strukturierten elektronischen Rechnung (E-Rechnung) eingeführt. Allerdings werden noch Übergangsfristen für den Rechnungsversand gewährt. Für den Empfang von Rechnungen gilt jedoch, dass Unternehmern bereits seit dem 1.1.2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen.

Aktuelle Informationen der Finanzverwaltung

Bisher konnten Unternehmen wählen, ob sie eine Rechnung in Papierform, als PDF-Datei oder elektronisch ausstellen wollen. Doch nun gelten hier strenge Regelungen. Da die Umstellung, insbesondere im Zusammenhang mit den Übergangsfristen, viele komplexe Fragen mit sich bringt, hat die Finanzverwaltung ein umfangreiches Schreiben veröffentlicht, das wichtige Grundsätze erläutert.

Die wichtigsten Informationen zur neuen E-Rechnung auf einen Blick:

• Die inhaltlichen Anforderungen an eine Rechnung bleiben gleich.
• Die Pflicht, in bestimmten Fällen eine Rechnung zu stellen, bleibt bestehen. Eine E-Rechnung ist aber nur dann vorgeschrieben, wenn ein inländischer Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer erbringt und diese Leistung nicht nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei ist.
• Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (EN 16931) erstellt werden. Das kann eine reine XML-Datei oder eine sogenannte hybride Rechnung sein (z. B. ZUGFeRD: eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist).
• Die E-Rechnung muss in diesem Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und archiviert werden. Eine automatische Weiterverarbeitung ist möglich, aber nicht zwingend erforderlich.
• Es gibt keine zusätzlichen Meldepflichten an das Finanzamt, wenn Sie eine E-Rechnung versenden.
• Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen strukturierten Format erstellt werden (z. B. Papier, Fax, reine PDF), gelten als „sonstige Rechnungen“.
• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR) und Fahrausweise dürfen immer als „sonstige Rechnungen“ ausgestellt werden. Auch Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen.
• Alle Unternehmer – auch Kleinunternehmer oder Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze haben – müssen ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

Tipp: Die Finanzverwaltung stellt auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums wichtige Fragen und Antworten zur E-Rechnung zur Verfügung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html