Steuerliche Meldepflicht für Kassensysteme & Co. ab dem 01.01.2025
Ab dem 01.01.2025 ist eine neue Meldepflicht für Kassensysteme & Co. in Kraft getreten. Die Mitteilungspflicht betrifft hierbei grds. alle elektronischen Aufzeichnungssyteme, einschließlich sog. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Hierbei ist im Einzelfall jedoch eine Übergangsfrist bis zum 01.07.2025 zu beachten. Die praktischen Einzelheiten sind daher nachfolgend zu betrachten.
Hintergrund:
Durch das sog. „Kassengesetz" wurde eine neue Regelung geschaffen. Hiernach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme bereits ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Dadurch sollen Manipulationen an den digitalen Daten verhindert werden. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem örtlich zuständigen Finanzamt durch Datenfernübertragung nachfolgende Informationen mitzuteilen:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE),
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Experten-Tipp: Der Gesetzgeber hat sich bei der Einführung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme grds. gegen eine generelle Registrierkassenpflicht entschieden. Daher kann jedes Unternehmen auch eine offene Ladenkasse anstelle des Einsatzes eines elektronischen Kassensystems verwenden. Hierdurch kann eine Belegausgabepflicht grds. weiterhin verhindert werden.
Steuerliche Meldepflicht für Kassensysteme ab dem 01.01.2025
Das Mitteilungsverfahren für Kassensysteme steht ab dem 01.01.2025 zur Verfügung. Hierbei gilt eine Übergangsfrist bis zum 01.07.2027. Eine Mitteilung von vor dem 01.07.2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen ist insoweit bis zum 31.07.2025 zu erstatten. Ab dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind hingegen innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen.
Die steuerliche Meldepflicht findet bei Wegstreckenzählern hingegen nur Anwendung, sofern diese am oder nach dem 01.07.2024 erstmalig in den Verkehr gebracht wurden.
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist. Ab dem 01.07.2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete:
- EU-Taxameter und
- Wegstreckenzähler,
sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung mit einer TSE mitzuteilen.
Experten-Tipp: Ein Verstoß gegen die Meldepflicht von Kassensystemen kann als Indiz dafür gewertet werden, dass steuerlichen Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurden. Dies kann z.B. eine Schätzung zur Folge haben.
Elektronische Kassensysteme vs. Registrierkassen
Elektronische bzw. computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, welche eine Kassenfunktion haben.
Eine Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (elektronisches Geld wie z.B. Geldkarten oder virtuelle (Kunden-)Konten) sowie an Geldes statt vor Ort angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.